Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web y en el desarrollo de las actividades comerciales de la empresa es:

• Razón Social: Grupo Vitaris
• NIT: [NIT de la empresa]
• Dirección: Calle 37 #63-63, Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo electrónico: vitaris@vitaris.com.co
• Teléfono: +57 300 913 9908
• Horario de atención: Lunes a Viernes, 7:00 AM – 5:00 PM (hora Colombia)

2. Marco Legal Aplicable

Esta política se elabora en cumplimiento de la normativa colombiana vigente sobre protección de datos personales:

• Ley 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
• Decreto 1377 de 2013: Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 886 de 2014: Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Derecho a la intimidad y al Habeas Data.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se adoptan las siguientes definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012:

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas, datos biométricos, de salud, vida sexual, entre otros).
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

4. Datos Personales Recopilados

Grupo Vitaris recopila y trata los siguientes tipos de datos personales en el desarrollo de su objeto social:

4.1 Datos de contacto empresarial (clientes y prospectos B2B)

• Nombre completo
• Cargo o área de trabajo
• Nombre de la empresa o institución
• Correo electrónico corporativo
• Número de teléfono o celular
• Ciudad y departamento

4.2 Datos de solicitudes y PQRS

• Información contenida en el formulario de contacto o PQRS
• Documentos de soporte adjuntados voluntariamente
• Historial de comunicaciones con la empresa

4.3 Datos de proveedores y aliados

• Datos de contacto del representante legal o persona de contacto
• Información tributaria (NIT) para efectos de vinculación comercial

4.4 Datos de navegación

• Dirección IP (anonimizada)
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia (con fines estadísticos)
• No se utilizan cookies de seguimiento de terceros sin consentimiento previo

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados por Grupo Vitaris serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Gestión comercial, atención y seguimiento a clientes y prospectos institucionales.
• Envío de información sobre nuestro portafolio de productos, fórmulas magistrales y novedades de la empresa (solo a quienes hayan dado autorización expresa).
• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y regulatorias.
• Gestión, seguimiento y respuesta a solicitudes PQRS.
• Mejora continua de nuestros servicios y procesos.
• Contacto con proveedores y aliados comerciales.
• Análisis estadístico interno con datos anonimizados o agregados.

Grupo Vitaris no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios de esos terceros.

6. Derechos de los Titulares

En virtud de lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer: Solicitar información sobre los datos personales que Grupo Vitaris tiene sobre usted.
• Actualizar: Solicitar la actualización de sus datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
• Rectificar: Solicitar la corrección de datos inexactos o erróneos.
• Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos del tratamiento, cuando no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.
• Revocar la autorización: Retirar el consentimiento previamente otorgado para el tratamiento de sus datos personales.
• Acceder: Acceder de forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

7. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de sus derechos como titular de datos personales, el titular o su representante legal puede dirigir una comunicación escrita a Grupo Vitaris mediante los siguientes canales:

• Correo electrónico: vitaris@vitaris.com.co — Asunto: "Derechos Habeas Data – [Tipo de solicitud]"
• Correo físico: Calle 37 #63-63, Medellín, Antioquia, Colombia — Atención: Responsable de Protección de Datos
• Teléfono: +57 300 913 9908

Información requerida en la solicitud:

• Nombre completo e identificación del titular
• Descripción clara del derecho que desea ejercer
• Datos de contacto para respuesta
• Documentos de soporte (si aplica)

Tiempos de respuesta:

• Consultas sobre datos personales: 10 días hábiles. Prorrogable por 5 días hábiles adicionales con notificación al titular.
• Reclamos (actualización, rectificación, supresión, revocación): 15 días hábiles. Prorrogable por 8 días hábiles adicionales con notificación al titular.

8. Transferencias y Transmisiones de Datos

Grupo Vitaris podrá compartir datos personales con terceros únicamente en los siguientes casos:

• Con laboratorios y proveedores, cuando sea estrictamente necesario para la gestión de pedidos y servicios contratados, bajo obligación de confidencialidad.
• Con prestadores de servicios tecnológicos (hosting, correo electrónico, formularios web) que actúan como Encargados del Tratamiento, bajo instrucciones de Grupo Vitaris y con garantías contractuales de protección de datos.
• Cuando sea requerido por autoridades competentes en ejercicio de sus funciones legales.
• Cuando el titular haya otorgado autorización expresa para dicha transferencia.

9. Medidas de Seguridad

Grupo Vitaris adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre las cuales se incluyen:

• Acceso restringido a los datos personales, limitado al personal autorizado.
• Uso de conexiones seguras (HTTPS) para la transmisión de datos a través del sitio web.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y terceros que tengan acceso a datos personales.
• Procedimientos internos de gestión de incidentes de seguridad.
• Revisión periódica de los controles de seguridad implementados.

10. Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados por el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento descritas en esta política y para el cumplimiento de las obligaciones legales, contables y fiscales que correspondan. Una vez cumplidas dichas finalidades, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados.

11. Vigencia de la Política

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2025 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o derogada por Grupo Vitaris. Cualquier modificación será publicada en este sitio web con al menos 15 días de anticipación a su entrada en vigor.

Para información adicional sobre la protección de datos personales en Colombia, puede consultar la página de la Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co